Role fyzické ostrahy ve facility managementu: Co by měl vědět každý facility manager

Stručné shrnutí: Facility manager odpovídá za bezpečný provoz budovy, nastavuje pravidla fungování objektu a určuje požadavky na rozsah bezpečnostních služeb. Bezpečnostní agentura následně zajišťuje každodenní výkon těchto činností v souladu se smlouvou, objektovou dokumentací a stanovenými postupy. Delegováním vybraných činností na bezpečnostní agenturu však automaticky nepřechází veškerá odpovědnost za provoz objektu na dodavatele. Klíčem k efektivní spolupráci je jasné vymezení kompetencí obou stran.

---

1. Rozdělení odpovědnosti mezi klienta a bezpečnostní agenturu

Každý objekt má svá specifika - jiný provozní režim, jinou úroveň rizik i odlišné požadavky na zabezpečení. Proto je důležité již při zahájení spolupráce přesně definovat, za které oblasti odpovídá provozovatel objektu a které činnosti zajišťuje bezpečnostní agentura.

Facility manager nebo provozovatel objektu zpravidla:

• stanovuje pravidla provozu objektu,

• nastavuje vstupní režim,

• určuje interní bezpečnostní pravidla,

• schvaluje návštěvní a dodavatelský režim,

• rozhoduje o požadovaném rozsahu bezpečnostních služeb.

Bezpečnostní agentura následně odpovídá za každodenní výkon sjednaných činností podle objektové dokumentace a provozních pokynů klienta. Součástí její role je také průběžné vyhodnocování mimořádných situací, jejich dokumentace a komunikace s odpovědnými osobami.

Právě jasné rozdělení kompetencí výrazně snižuje riziko nedorozumění při řešení provozních nebo bezpečnostních incidentů.

2. Význam objektové dokumentace a jasně nastavených postupů

Jedním z nejdůležitějších nástrojů řízení bezpečnosti je objektová dokumentace. Ta stanovuje pravidla výkonu služby pro konkrétní objekt a popisuje standardní i mimořádné postupy.

Součástí dokumentace bývá obvykle:

• režim vstupu osob a vozidel,

• postup při evidenci návštěv,

• pravidla pro pohyb dodavatelů,

• systém pravidelných obchůzek,

• postup při poplachu nebo mimořádné události,

• kontaktní osoby a eskalační schéma.

Díky tomu pracovníci ostrahy neřeší jednotlivé situace improvizovaně, ale podle předem schválených postupů odpovídajících charakteru objektu.

3. Jaké provozní činnosti lze svěřit fyzické ostraze

Rozsah činností fyzické ostrahy se vždy odvíjí od potřeb konkrétního objektu. Ve většině administrativních budov, průmyslových areálů nebo logistických center přebírá bezpečnostní služba zejména každodenní provozní úkoly související s ochranou objektu.

Kontrola vstupního režimu

Mezi nejčastější činnosti patří kontrola oprávněnosti vstupu osob, evidence návštěv a dodavatelů, ověřování přístupových oprávnění nebo zpřístupňování prostor oprávněným osobám podle nastavených pravidel.

Kontrola dopravy v areálu

Pracovníci ostrahy mohou zajišťovat kontrolu oprávněnosti vjezdu vozidel, evidenci příjezdů a odjezdů, koordinaci dopravy nebo kontrolu pohybu vozidel v rámci areálu.

Obchůzková a dohledová činnost

Součástí služby jsou pravidelné kontrolní obchůzky objektu, dohled nad rizikovými místy, kontrola technologických zařízení nebo ověřování dodržování bezpečnostního režimu.

Recepční a informační služby

V řadě objektů fyzická ostraha současně plní recepční funkci. Zajišťuje komunikaci s návštěvníky, vydávání identifikačních prostředků, základní informační servis nebo administrativní úkony spojené se vstupním režimem.

Dohled nad dodržováním interních pravidel

Pracovníci ostrahy kontrolují dodržování návštěvního řádu, pohybu osob v objektu nebo dalších interních pravidel stanovených klientem.

Řešení provozních incidentů

V případě mimořádných událostí postupuje ostraha podle schválených postupů, kontaktuje odpovědné osoby a podle charakteru situace přivolává Policii ČR, Hasičský záchranný sbor nebo zdravotnickou záchrannou službu.

4. Propojení fyzické ostrahy s bezpečnostními technologiemi

Fyzická ostraha může fungovat jako samostatná služba, ve většině moderních objektů však přináší nejlepší výsledky ve spojení s bezpečnostními technologiemi.

Mezi nejčastěji využívané technické prostředky patří:

• kamerové systémy (CCTV),

• elektronická zabezpečovací signalizace (EZS),

• elektrická požární signalizace (EPS),

• přístupové a docházkové systémy,

• perimetrická ochrana objektů,

• elektronická kontrola obchůzek.

Na tyto technologie navazují další služby, například:

• pult centralizované ochrany (PCO),

• vzdálený dohled,

• mobilní patrola,

• výjezdová skupina.

Technologie výrazně usnadňují rutinní kontrolní činnosti, poskytují rychlé informace o vzniklé události a umožňují efektivnější řízení bezpečnosti. Ani nejmodernější technologie však nenahradí rozhodování člověka při řešení mimořádných situací, komunikaci s návštěvníky nebo koordinaci zásahu.

5. Doplňkové služby při správě objektů

Podle charakteru zakázky a odborného personálního zajištění může bezpečnostní agentura poskytovat také další služby související se správou objektu.

Typicky jde například o:

• požární dozor,

• služby v oblasti BOZP a požární ochrany prostřednictvím odborně způsobilých osob,

• zdravotnické zajištění akcí,

• další provozní činnosti sjednané individuálně podle potřeb klienta.

Výhodou je možnost koordinace více služeb prostřednictvím jednoho partnera, který zná provoz objektu i nastavené bezpečnostní procesy.

6. Kde jsou hranice činnosti fyzické ostrahy

Pracovníci bezpečnostní služby vykonávají svou činnost v rámci platných právních předpisů a sjednaného rozsahu služby. Bezpečnostní agentura nenahrazuje Policii České republiky ani jiné složky integrovaného záchranného systému.

V případě mimořádných situací je úkolem pracovníků ostrahy především zajistit bezpečnost osob, přijmout nezbytná opatření podle objektové dokumentace a včas přivolat příslušné složky.

Podrobněji se zákonným oprávněním pracovníků bezpečnostních služeb, institutům nutné obrany a krajní nouze věnujeme v samostatném článku znalostní báze.

7. Nejčastější provozní situace z pohledu facility managera

Neoprávněný vstup návštěvníka

Ostraha ověří oprávnění ke vstupu, kontaktuje odpovědnou osobu a postupuje podle návštěvního režimu. Pokud osoba odmítá respektovat pravidla objektu, může být přivolána Policie ČR.

Zaměstnanec bez přístupové karty

Pracovník ostrahy ověří totožnost zaměstnance podle stanoveného postupu a informuje odpovědnou osobu nebo správce přístupového systému.

Dodavatel mimo sjednaný čas

Ostraha kontaktuje příslušného zaměstnance nebo facility managera a rozhodne o dalším postupu podle interních pravidel.

Výpadek přístupového systému

Bezpečnostní služba přechází na náhradní režim kontroly vstupu, informuje správce systému a koordinuje provoz do odstranění závady servisní organizací.

Poplach EPS nebo EZS

Ostraha provede prvotní ověření situace podle objektové dokumentace, kontaktuje odpovědné osoby a podle charakteru události přivolá Hasičský záchranný sbor nebo servisní organizaci.

Mimořádná událost v objektu

Při požáru, úniku vody, zdravotním kolapsu nebo jiné mimořádné situaci pracovníci ostrahy zabezpečí místo události, koordinují prvotní opatření a přivolají příslušné složky IZS.

Porušení interních pravidel zaměstnanci

Ostraha situaci zdokumentuje, informuje určeného zástupce klienta a postupuje podle nastavených interních procesů.

8. Jak ARES GROUP nastavuje bezpečnost objektů

Každá zakázka začíná analýzou rizik a provozních potřeb konkrétního objektu. Na jejím základě navrhujeme vhodný rozsah fyzické ostrahy, bezpečnostních technologií i provozních procesů.

Součástí našeho přístupu je:

• analýza rizik,

• návrh bezpečnostních procesů,

• vytvoření objektové dokumentace,

• nastavení kompetencí jednotlivých pracovníků,

• propojení fyzické ostrahy s bezpečnostními technologiemi,

• pravidelná kontrola kvality služby,

• reporting klientovi,

• průběžné vyhodnocování bezpečnostních opatření a jejich optimalizace.

Naším cílem není pouze zajistit výkon služby, ale dlouhodobě podporovat bezpečný a plynulý provoz objektu.

Nejčastější otázky facility managerů

Přechází odpovědnost za bezpečnost objektu na bezpečnostní agenturu?

Ne. Facility manager i nadále odpovídá za nastavení provozu objektu. Bezpečnostní agentura zajišťuje výkon sjednaných činností podle smlouvy a objektové dokumentace.

Může fyzická ostraha fungovat bez bezpečnostních technologií?

Ano. V řadě objektů je fyzická ostraha poskytována samostatně. V mnoha případech však propojení s kamerovými systémy, elektronickým zabezpečením nebo vzdáleným dohledem zvyšuje efektivitu celé služby.

Jaké činnosti lze na bezpečnostní agenturu delegovat?

Typicky jde o kontrolu vstupního režimu, obchůzkovou činnost, recepční služby, dohled nad dodržováním interních pravidel, obsluhu bezpečnostních systémů nebo řešení provozních incidentů podle nastavených postupů.