Na každé akci přitom vznikají jiné bezpečnostní potřeby. Jiný přístup vyžaduje hudební festival, sportovní utkání, televizní přenos, firemní event nebo komorní společenská akce.

Cílem není mít na místě co nejvíce pracovníků, ale vytvořit bezpečnostní systém, ve kterém lidé, technologie a jasně nastavené postupy fungují jako jeden celek.

---

Stručné shrnutí: Profesionální bezpečnostní zajištění akce začíná už při jejím plánování. ARES GROUP vyhodnocuje charakter a rizika konkrétního eventu, navrhuje bezpečnostní plán, zajišťuje koordinaci týmu, crowd management, ochranu návštěvníků i zázemí a připravuje postupy pro řešení incidentů a mimořádných situací.

Podle potřeb akce lze bezpečnostní službu doplnit o technologie, požární hlídku, zdravotnickou asistenci, řízení parkování nebo další specializované služby.

---

Jak začíná profesionální zajištění bezpečnosti eventu

Bezpečnost eventu se plánuje už před jeho začátkem a vždy vychází z konkrétní akce, její lokality, návštěvnosti, programu a rizik. Po konzultaci s pořadatelem a obhlídce místa ARES GROUP navrhne vhodný rozsah zajištění – od počtu a rozmístění pracovníků až po využití technologií, koordinátorů nebo dalších bezpečnostních služeb. 

Přečtěte si také kompletní průvodce bezpečností eventu na našem blogu – Blog 2.

Co obsahuje bezpečnostní plán eventu

Bezpečnostní plán určuje, jak bude bezpečnost na eventu organizována a kdo za jednotlivé činnosti odpovídá. Obsahuje podle charakteru akce zejména: 

• rozmístění bezpečnostního týmu a jednotlivých stanovišť,

• vstupní a pohybový režim,

• kontrolu akreditací a oprávnění ke vstupu,

• ochranu vyhrazených a neveřejných prostor,

• identifikaci rizikových míst,

• postupy pro řešení incidentů,

• komunikační a eskalační pravidla,

• způsob radiokomunikace,

• odpovědnosti jednotlivých pracovníků a koordinátorů,

• postup při evakuaci a mimořádných událostech,

• součinnost s pořadatelem a případně s IZS.

Důležitou součástí je také crowd management, tedy řízení pohybu a koncentrace návštěvníků.

Crowd management: řízení pohybu osob

U větších akcí je potřeba počítat s frontami, vysokou koncentrací lidí, úzkými průchody nebo hromadným odchodem po skončení programu.

Bezpečnostní tým proto sleduje kapacitu jednotlivých prostor a průchodnost tras a podle potřeby návštěvníky směruje, reguluje fronty nebo koordinuje jejich odchod.

Právě správné řízení pohybu osob může pomoci předejít nebezpečným situacím ještě předtím, než vzniknou.

Jaké bezpečnostní služby může ARES GROUP na eventu zajistit 

Rozsah ostrahy a bezpečnostního zajištění akce vždy odpovídá jejímu charakteru a rizikům. Může zahrnovat například: 

• kontrolu vstupu, návštěvníků a akreditací,

• kontrolu osob a vnášených předmětů podle pravidel akce,

• dohled nad pohybem návštěvníků a řízení front,

• ochranu VIP, backstage a neveřejných prostor,

• dohled nad zázemím a obchůzkovou činnost,

• prevenci a řešení konfliktů,

• koordinaci bezpečnostního týmu,

• obsluhu bezpečnostních technologií,

• požární hlídku,

• zdravotnickou asistenci,

• řízení parkování a pohybu vozidel.

Každý event má jiná bezpečnostní rizika

Bezpečnostní plán nelze jednoduše převzít z jedné akce a použít na jinou.

Hudební festival může vyžadovat rozsáhlý crowd management, kontrolu vstupů, ochranu backstage a koordinaci odchodu tisíců návštěvníků.

Sportovní akce může přinášet rizika spojená s emocemi fanoušků, pohybem různých skupin návštěvníků nebo ochranou sportovců a zázemí.

Televizní přenos, firemní nebo společenská akce může naopak klást větší důraz na kontrolu akreditací, ochranu VIP a technického zázemí nebo omezení pohybu nepovolaných osob.

Rozhodující proto není pouze počet návštěvníků, ale také lokalita, program, uspořádání prostoru, charakter publika a předpokládaná rizika.

Prevence a deeskalace: bezpečnost není jen o zásahu

Úkolem bezpečnostního týmu není pouze zasáhnout ve chvíli, kdy už problém nastal. Důležitá je především prevence a včasná reakce.

Viditelná přítomnost pracovníků, jejich správné rozmístění a schopnost komunikovat s návštěvníky mohou řadu situací vyřešit dříve, než přerostou v incident.

Součástí profesionální event security je proto také deeskalace – vyhodnocení situace, komunikace s účastníky a snaha konflikt uklidnit bez zbytečné eskalace. Pokud situace vyžaduje další postup, pracovník ji předává koordinátorovi, pořadateli nebo podle závažnosti příslušným složkám IZS.

Krizové řízení: co se děje při mimořádné události

Krizový postup musí být připravený ještě před začátkem akce. V případě incidentu musí být jasné, kdo rozhoduje, kdo komunikuje a kdo konkrétní situaci řeší.

Základní postup může zahrnovat:

zjištění události → vyhodnocení situace → zajištění bezpečnosti osob → informování odpovědných osob → aktivace krizového postupu → přivolání potřebné pomoci → koordinace na místě → reporting a vyhodnocení.

U závažnějších situací je nezbytná součinnost s Policií ČR, HZS nebo ZZS.

Briefing a řízení bezpečnostního týmu

Ještě před otevřením areálu musí bezpečnostní tým vědět, kde má být, co má dělat a jak postupovat v případě problému.

Součástí briefingu je zejména rozdělení stanovišť a kompetencí, seznámení s bezpečnostním plánem, komunikačními kanály, evakuačními trasami a postupy při incidentech.

Během akce bezpečnost koordinuje vedoucí nebo koordinátor týmu, který komunikuje s pracovníky i pořadatelem, reaguje na změny a zajišťuje předávání důležitých informací.

Právě řízení týmu, radiokomunikace a reporting odlišují profesionálně řízenou bezpečnostní službu od pouhého dodání pracovníků na akci.

Jaké jsou zákonné možnosti a limity ostrahy na eventu

Pracovník bezpečnostní služby není policista a nemá pravomoci Policie ČR. Při výkonu služby se řídí platnými právními předpisy a pravidly konkrétní akce.

Na vstupu může například kontrolovat splnění podmínek stanovených pořadatelem. Pokud návštěvník tyto podmínky nesplňuje, může mu být vstup odmítnut.

Kontrola osob a vnášených předmětů musí vždy respektovat právní rámec a pravidla akce. V určitých zákonem stanovených situacích může kdokoliv omezit osobní svobodu osoby přistižené při trestném činu nebo bezprostředně poté. Taková osoba musí být následně bezodkladně předána Policii ČR.

Relevantním právním rámcem pro řešení některých mimořádných situací jsou také principy nutné obrany a krajní nouze.

Podrobný výklad zákonných oprávnění pracovníků ostrahy najdete v Pilíři 3: Zákonné pravomoci pracovníka fyzické ostrahy.

Technologie jako součást event security

Bezpečnostní technologie mohou fyzické ostraze pomoci zejména u větších a organizačně náročnějších akcí.

Podle charakteru eventu lze využít například kamerový dohled, přístupové a akreditační systémy nebo detekční techniku.

Technologie mohou zlepšit přehled o dění, podpořit kontrolu vstupů nebo pomoci rychleji identifikovat nestandardní situace. Jejich největší přínos vzniká tehdy, když jsou propojené s bezpečnostním týmem a jasně nastavenými postupy.

Koordinace bezpečnosti během samotné akce

Bezpečnostní plán není dokument, který se vytvoří před akcí a následně se na něj zapomene. Během eventu je potřeba průběžně sledovat situaci a podle potřeby reagovat na změny.

Koordinátor nebo vedoucí pracovník bezpečnosti průběžně komunikuje s týmem i pořadatelem, kontroluje plnění stanovených úkolů a řeší případné změny v režimu akce.

Může jít například o neplánované zvýšení počtu návštěvníků v určité části prostoru, vznik fronty, změnu programu, přesun návštěvníků do jiné zóny nebo vznik incidentu.

Součástí služby je také evidence a reporting událostí, díky kterým má pořadatel přehled o průběhu bezpečnostního zajištění.

Co se děje po skončení eventu

Bezpečnostní práce nekončí odchodem posledního návštěvníka. Po skončení akce je vhodné vyhodnotit průběh služby, zaznamenané incidenty a problémová místa. Důležité je také vyhodnotit, zda odpovídalo rozmístění pracovníků, fungovala komunikace a zda nebylo potřeba některé části bezpečnostního plánu upravit.

Získané zkušenosti mohou být cenným podkladem pro další akce stejného pořadatele.

Dobře nastavený reporting tak není pouze administrativou. Pomáhá bezpečnostní řešení průběžně zlepšovat.

Jak ARES GROUP zajišťuje bezpečnost eventů

ARES GROUP přistupuje k event security jako ke komplexní službě, nikoli pouze jako k dodání určitého počtu pracovníků.

Před akcí se seznámíme s jejím charakterem, lokalitou, očekávanou návštěvností a provozním režimem. Na základě těchto informací pomáháme identifikovat riziková místa a navrhnout odpovídající bezpečnostní plán.

Podle charakteru akce může řešení zahrnovat fyzickou ostrahu, koordinátory, crowd management, ochranu VIP a backstage prostor, bezpečnostní technologie, požární hlídku, zdravotnickou asistenci, řízení parkování nebo další specializované služby.

Před začátkem akce probíhá briefing týmu, během eventu zajišťujeme koordinaci a průběžnou komunikaci s pořadatelem. V případě incidentu pracovníci postupují podle předem nastavených scénářů a eskalačních pravidel.

Po skončení akce následuje vyhodnocení a reporting.

Výsledkem není jen určitý počet lidí v bezpečnostních vestách, ale řízený bezpečnostní systém, ve kterém každý ví, co má dělat, komu předává informace a jak postupovat v případě problému.

 

Nejčastější otázky

Kdy je potřeba začít plánovat bezpečnost eventu?

Ideálně už ve fázi přípravy akce. Čím větší a organizačně náročnější event je, tím důležitější je včasná analýza lokality, návštěvnosti, programu a možných rizik.

Kolik pracovníků ostrahy je pro akci potřeba?

Neexistuje univerzální počet. Záleží na velikosti a typu akce, počtu návštěvníků, počtu vstupů, členění prostoru, rizicích, požadovaném režimu a dalších službách. ARES GROUP navrhuje rozsah personálního zajištění podle konkrétních parametrů eventu.

Jak ARES GROUP určuje rozsah bezpečnostního zajištění?

Vycházíme z charakteru akce, lokality, návštěvnosti, programu, uspořádání prostoru a identifikovaných rizik. Podle toho navrhujeme rozmístění pracovníků, způsob řízení bezpečnostního týmu a případné zapojení technologií nebo dalších služeb.

Jak se postupuje při konfliktu nebo mimořádné události?

Pracovníci nejprve vyhodnotí situaci a podle charakteru události zajistí bezpečnost osob, informují odpovědné osoby a postupují podle předem stanoveného krizového scénáře. U závažných situací se zapojují příslušné složky IZS.

Kdy se do řešení zapojuje Policie ČR nebo IZS?

Záleží na charakteru a závažnosti situace. Pokud událost přesahuje možnosti bezpečnostního týmu nebo vyžaduje zásah veřejných složek, je podle nastaveného postupu přivolána Policie ČR, HZS, ZZS nebo jiná potřebná pomoc.

Jaké bezpečnostní technologie lze na eventu využít?

Podle charakteru akce lze využít kamerový dohled, akreditační a přístupové systémy, detekční techniku nebo další specializované technologie. Jejich účelem je především zlepšit přehled a podpořit práci bezpečnostního týmu.

Může ostraha návštěvníka odmítnout vpustit na akci?

Ano, pokud návštěvník nesplňuje podmínky vstupu stanovené pořadatelem, například nemá platnou vstupenku nebo potřebnou akreditaci. Kontrola však musí probíhat v souladu s právním rámcem a pravidly konkrétní akce.

Co se děje, pokud se podmínky během akce změní?

Bezpečnostní tým průběžně komunikuje s koordinátorem a pořadatelem a podle situace může upravit rozmístění pracovníků, režim vstupů nebo pohyb návštěvníků. Právě schopnost reagovat na změny je důležitou součástí profesionálního řízení event security.

Bezpečný event začíná ještě před otevřením vstupů

Bezpečnost eventu není pouze o počtu pracovníků u vstupu. Je to komplexní proces, který začíná analýzou rizik a plánováním, pokračuje správným rozmístěním a řízením bezpečnostního týmu a končí vyhodnocením celé akce.

Důležitou roli hraje také crowd management, krizové řízení, briefing pracovníků, komunikace, technologie a jasně nastavené postupy pro mimořádné situace.

ARES GROUP zajišťuje bezpečnost podle charakteru konkrétní akce a dokáže propojit fyzickou ostrahu, koordinaci týmu, bezpečnostní technologie i navazující služby.

Nevíte, kolik pracovníků nebo jaké bezpečnostní technologie váš event potřebuje? Nemusíte. Stačí nám představit akci, její lokalitu a základní parametry. Na základě nich navrhneme bezpečnostní řešení odpovídající jejímu charakteru a rizikům.